KVKK Hakkında Bilgilendirme

Hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (‘‘Politika’’), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK’’ veya ‘‘Kanun’’) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (‘‘Yönetmelik’’) başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca TÜRKİYE TURİZM TANITIM VE GELİŞTİRME AJANSI KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI (“TGA”) saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul, esas, saklama, silme ve imha sürelerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, TGA tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun gerçekleştirilir.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

TGA bünyesinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklere uygun bir şekilde aşağıdaki kayıt ortamlarında hassas bir şekilde muhafaza edilir.

Elektronik ortamlar:

• Sunucular (etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım)
• Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, vb.)
• MS office dosyaları
• Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü)
• TGA bilgisayarları (masaüstü, dizüstü)
• Ağ cihazları
• Mobil cihazlar ve içerisindeki saklama alanları (telefon, tablet vb.)
• Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri
• Bulut sistemleri
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
• Fotoğraf makinesi
• Manyetik bantlar
• Optik diskler (CD, DVD, vb.)
• Çıkartılabilir diskler (USB, hafıza kartı, vb.)
• Zimbra
• Netsis
• Oracle
• File server
• Dhcp
• Dc
• ERP sistemi
• Cisco c170
• Exchange server
• Roma
• Ms dynamics
• Crm sistemi
• Muhasebe operasyon sistemi
• SQL veri tabanı
• MySQL veri tabanı
• CRM server
• Nebim

Elektronik olmayan ortamlar:

• Birim dolapları
• Birim arşivi
• Kurum arşivi
• Arşiv
• Muhasebe birimi
• Kâğıt
• Yazılı, basılı, görsel ortamlar
• Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi defteri, aday değerlendirme formları)

TGA bünyesinde bulunan kişisel veriler TGA’nın hizmetlerinin sunulması, faaliyetlerinin kesintisiz olarak sürdürülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, çalışan hak ve menfaatlerinin planlanması, tedarik ve iş ortağı süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, etkin iletişimin sağlanması, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, sektöre özgü yükümlülüklerin yerine getirilmesi, gerekli kalite ve standart denetim süreçlerinin yerine getirilmesi, kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi, kurumsal iletişimin sağlanması, güvenliğin sağlanması, istatistiksel çalışmaların yapılması, analiz çalışmalarının yapılması, raporlama çalışmalarının yapılması, imzalanan sözleşme ve protokollerin yüklediği edimlerin ifa edilmesi, ileride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması veya ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi, yazılı, basılı ve elektronik dergi ve bülten çalışmalarının yapılması, arşiv süreçlerinin işletilmesi, tedarik zincirinin yürütülmesi amaçlarıyla aşağıda yer alan veri işleme şartları dahilinde İşbu Politikada belirtilen elektronik ya da elektronik olmayan ortamlarda güvenli ve hassas bir şekilde saklanır. TGA bünyesinde bulunan kişisel veriler, aşağıda yer alan veri işleme şartlarının ortadan kalkması halinde resen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir.

• Açık rızanın varlığı,
• Kanun hükmünün varlığı,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle açık rızanın alınamaması,
• Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler için güvenli şifreleme / kriptografik anahtarlar kullanılmakta ve farklı birimlerce yönetilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

Kişisel verileri imha etmeye (silmeye, yok etmeye ve anonim hale getirmeye) yönelik TGA bünyesinde bulunan uygulamalar aşağıdaki gibidir:

Kişisel Verilerin Silinmesi

• Fiziki olarak kâğıt, dosya, klasör ortamında bulunan kişisel veriler; ilgili kullanıcıların (arşiv/saklama sorumlusu haricinde diğer tüm çalışanlar) erişemeyeceği, ulaşamayacağı ve girip inceleme yapamayacağı arşiv/saklama/depolama alanlarına ya da bu alanların ilgili bölümlerine depolanır. Burada önemli olan ilgili kullanıcıların bu muhafaza alanlarına giremeyecek ve içeride bulunan kişisel veriler üzerinde herhangi bir işlem yapamayacak olmasıdır. Saklama/depolama/arşiv alanlarının belirli bölümlerinde yine arşiv/saklama sorumluları haricinde hiç kimsenin erişemeyeceği kilitli alanlarda muhafaza edilerek silme işlemi gerçekleştirilebilir.
• Merkezi sunucuda yer alan ofis dosyaları, dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması ile gerçekleştirilmektedir.
• Taşınabilir medyada bulunan kişisel veriler (örneğin flash tabanlı saklama ortamında bulunan veriler) ise şifreli olarak saklanmalı ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.
• Veri tabanlarında bulunan kişisel veriler, ilgili satırların/sütunların ya da tablo içerisinde yer alan hücrelerin veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinmektedir.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

• Yerel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi de-manyetize etme (medyanın özel bir cihazdan geçirilerek yüksek bir değerde manyetik alana maruz bırakılması), fiziksel yok etme (Medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması, öğütücülerin kullanılması) ve üzerine yazma yöntemleriyle sağlanmaktadır.
• Çevresel sistemler üzerindeki kişisel verilerin yok edilmesi; Ağ cihazları (switch, router vb.), Flash tabanlı ortamlar/sabit disklerin (ATA “SATA, PATA vb.”, SCSI “SCSI Express vb.), Manyetik bant, Manyetik disk gibi üniteler, Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları), Veri kayıt ortamı çıkartılabilir ya da sabit olan yazıcı ve parmak izli kapı geçiş sistemi gibi çevre birimler, Optik diskler olarak belirtebileceğimiz çevresel kayıt sistemleri dijital ortam ise ürün özelliği olarak destekleniyorsa gibi yok etme komutunu kullanmak, dijital ortamın ürün özelliği olarak desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da "de- manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma” olarak belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak, son olarak dijital ortam değil ise "de-manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma” yöntemlerin uygun bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
• Kağıt ve mikrofiş ortamlarında bulunan kişisel veriler bulunduğu kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan, bu verilerin bulunduğu ana ortamın yok edilerek imha işlemi gerçekleştirilmektedir.
• Bulut ortamında bulunan kişisel veriler şifrelenerek saklanmakta ve imha süresi geldiğinde yok etme komutu uygulanmaktadır.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

• Maskeleme yöntemi ile veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan temel belirleyici bilgiler (örn: isim, soy isim, TCKN) çıkartılarak anonimleştirme gerçekleştirilmektedir.
• Toplulaştırma yöntemi ile kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir şekilde (örn: 25 ile 30 yaş aralığındaki kişilerden gelen iş başvurusunun daha fazla olması) çıkartılarak anonimleştirme gerçekleştirilmektedir.
• Veri Türetme yöntemi ile kişisel verilerin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturularak ve kişisel verinin herhangi bir şekilde bir kişiyle bağdaştırılamayacak şekilde (örn: doğum tarihleri yerine yaş yazılması) anonim hale getirme gerçekleştirilmektedir.

Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonimleştirme Yöntemleri

• Verilerin sahip olduğu değerlerde bir değişiklik ya da ekleme, çıkartma işlemi uygulanmaz, bunun yerine kümede yer alan satır veya sütunların bütününde değişiklikler yapılarak anonimleştirilir. Böylelikle verinin genelinde değişiklik yaşanırken, alanlardaki değerler orijinal hallerini koruması sağlanır.
• Değişkenleri Çıkarma: Değişkenlerden birinin veya birkaçının tablodan bütünüyle silinerek çıkartılmasıyla sağlanan anonimleştirme yöntemidir.
• Kayıtları Çıkarma: Veri kümesinde yer alan tekillik ihtiva eden bir satırın çıkartılması ile anonimleştirme kuvvetlendirilir ve veri kümesine dair varsayımlar üretebilme ihtimali düşürülür.
• Bölgesel Gizleme: Veri kümesini daha güvenli hale getirmek ve tahmin edilebilirlik riskini azaltmak için belli bir kayda ait değerlerin yarattığı kombinasyon ayırt edilebilir hale gelmesine yüksek ihtimalle sebep olabilecekse değer “bilinmiyor” olarak değiştirilir.
• Genelleştirme: İlgili kişisel veriyi özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir. Bu yöntem ile elde edilen yeni değerler gerçek bir kişiye erişmeyi imkânsız hale getiren bir gruba ait toplam değerler veya istatistikleri gösterir.
• Alt ve Üst Sınır Kodlama: Genellikle belli bir değişkendeki değerlerin düşük veya yüksek olanları bir araya toplanır ve bu değerlere yeni bir tanımlama yapılarak elde edilir.
• Global Kodlama: Alt ve üst sınır kodlamanın uygulanması mümkün olmayan, sayısal değerler içermeyen veya nümerik olarak sıralanamayan değerlere sahip veri kümelerinde kullanılan bir gruplama şeklinde anonimleştirme yöntemidir.
• Örnekleme: Bütün veri kümesi yerine, kümeden alınan bir alt küme açıklanır veya paylaşılır. Böylelikle kişilere dair isabetli tahmin üretme riski düşürülmüş olur.

Değer Düzensizliği Sağlayan Anonimleştirme Yöntemleri

• Mevcut değerler değiştirilerek veri kümesinin değerlerinde bozulma yaratılarak anonimleştirilir. Veri kümesindeki değerler değişiyor olsa dahi toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak hala veriden fayda sağlanmaya devam edilebilir.
• Mikro Birleştirme: Veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Böylece o değişkenin tüm veri kümesi için geçerli olan ortalama değeri de değişmeyecektir.
• Veri Değiş Tokuşu: Kayıtlar içinden seçilen çiftlerin arasındaki bir değişken alt kümeye ait değerlerin değiş tokuş edilmesiyle elde edilen kayıt değişiklikleridir. Bu yöntem temel olarak kategorize edilebilen değişkenler için kullanılmaktadır ve ana fikir değişkenlerin değerlerini bireylere ait kayıtlar arasında değiştirerek veri tabanının anonimleştirilmesidir.
• Gürültü Ekleme: Seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için ekleme ve çıkartmalar yapılarak anonimleştirilir. Bu yöntem çoğunlukla sayısal değer içeren veri kümelerinde uygulanır. Bozulma her değerde eşit ölçüde uygulanır.

Anonimleştirmeyi Güçlendirici İstatistiksel Yöntemler

• Anonim hale getirilmiş veri kümelerinde kayıtlardaki bazı değerlerin tekil senaryolarla bir araya gelmesi sonucunda, kayıtlardaki kişilerin kimliklerinin tespit edilmesi veya kişisel verilerine dair varsayımların türetilebilmesi ihtimali ortaya çıkabilmektedir. Bu sebeple anonim hale getirilmiş veri kümelerinde çeşitli istatistiksel yöntemler kullanılarak veri kümesi içindeki kayıtların tekilliğini minimuma indirerek anonimlik güçlendirilebilmektedir. Bu yöntemlerdeki temel amaç, anonimliğin bozulması riskini en aza indirirken, veri kümesinden sağlanacak faydayı da belli bir seviyede tutabilmektir.
• K-Anonimlik: Belirli alanlarla, birden fazla kişinin tanımlanmasını sağlayarak, belli kombinasyonlarda tekil özellikler gösteren kişilere özgü bilgilerin açığa çıkmasını engellemek için geliştirilmiş bir anonimleştirme istatiksel yöntemidir.
• L-Çeşitlilik: K-Anonimliğin eksikleri üzerinden yürütülen çalışmalar ile oluşmuştur. Bu yöntemde aynı değişken kombinasyonlarına denk gelen hassas değişkenlerin oluşturduğu çeşitlilik dikkate almaktadır. Örneğin kişilere ait ad soyad veya kimlik numarası anonimleştirilerek K-anonimlik uygulanmış olmakla birlikte posta kodu, yaş ve etnik köken bilgisi paylaşılmış olduğundan tespit edilebilme ihtimali bulunmaktadır. Bu bilgileri de maskeleme yöntemi ile anonimleştirerek dış bilgiye sahip kullanıcının tahmin gücünü azaltmıştır.
• T-Yakınlık: L-çeşitlilik yöntemi kişisel verilerde çeşitlilik sağlıyor olmasına rağmen, söz konusu yöntem kişisel verilerin içeriğiyle ve hassasiyet derecesiyle ilgilenmediği için yeterli korumayı sağlayamadığı durumlar oluşmaktadır. Bu haliyle kişisel verilerin, değerlerin kendi içlerinde birbirlerine yakınlık derecelerinin hesaplanması ve veri kümesinin bu yakınlık derecelerine göre alt sınıflara ayrılarak anonim hale getirilmesi sürecine T-yakınlık yöntemi denilmektedir.
• Kurumların kendi takdirleri sonucu anonim hale getirme kararları bu kapsamda, anonim hale getirilmiş kişisel verilerin çeşitli müdahalelerle tersine döndürülmesi ve anonim hale getirilmiş verinin yeniden kimliği tespit edici ve gerçek kişileri ayırt edici hale dönüşmesi riski olup olmadığı araştırılarak ona göre işlem tesis edilmelidir.

Personel Birim Görev Tanımı

Bu başlık altında önerilen saklama süreleri; genel zaman aşımı süresi, ilgili kişiler ile hukuki ilişkinin devam edeceği süre, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak TGAin meşru menfaatinin geçerliliğini koruduğu süre ve kişisel verilerin güncelliğinin devam edebileceği süre dikkate alınarak belirtilmiştir. TGAin faaliyet gösterdiği sektöre özgü veya sektöründe teamül kabul edilen sürelerin ayrıca değerlendirilmesi gerekmektedir. TGA bünyesinde bulunan kişisel veriler; ilgili mevzuatta öngörülmesi durumunda bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanmaktadır. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve TGAin belirlediği saklama süresinin de sonuna gelinmişse, kişisel veriler olası hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşların hukuka uygun taleplerinin karşılanması veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi amacıyla saklanmaktadır.

İşlenen kişisel veriler, gerçekleştirilen faaliyet veya sürecin bitiminden itibaren işbu Politika’da belirtilen süreler kadar saklanır. Saklama süreleri, silme zamanı ve yok etme zamanı olarak ikiye ayrılmaktadır.

Silme, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

İlgili kullanıcı, verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri ifade etmektedir.

Yok etme, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade etmektedir. Depolanan/yedeklenen kişisel veriler, belirli süreler sonunda yok edilir.

Anonim hale getirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir. Silinen kişisel veriler, yok edilme zamanına kadar olan süre zarfında;

• Olası hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşların hukuka uygun taleplerinin karşılanması,
• Kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülebilmesi

amaçlarıyla yedeklenir. Yedeklenen kişisel verilere başkaca bir amaçla herhangi bir erişim sağlanmaz.